Privacyverklaring

Vereniging van Revalidatieartsen

Mei 2018

1. Inleiding

De Vereniging van Revalidatieartsen (VRA) (“de Vereniging”) is verwerkingsverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die de VRA bij aanmelding van haar leden heeft ontvangen. Daarnaast is de Vereniging verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de VRA zelf, al dan niet via haar digitale kanalen (o.a. de website) verzamelt.

Vereniging is gevestigd te Utrecht aan Mercatorlaan 1200, 3528 BL en ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40407801. De VRA stelt zich kort gezegd statutair ten doel om de ontwikkeling van de revalidatiegeneeskunde te bevorderen.

De VRA is lid van de Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”), gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL). Als medisch specialist bent u door het lidmaatschap van Vereniging automatisch aangeslotene van de Federatie. Indien u medisch specialist bent, dan bent u via de Federatie tevens automatisch verbonden met de landelijke artsenfederatie KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst) en indien u in dienstverband werkzaam
bent, dan bent u tevens lid van de LAD (Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband).

De leden van de VRA alsmede de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen moeten erop kunnen vertrouwen dat de VRA zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De Vereniging is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door
maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie.

In deze privacy verklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

2. Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden

Persoonsgegevens
De VRA ontvangt uw persoonsgegevens, of heeft uw persoonsgegevens in het verleden ontvangen, bij uw aanmelding als lid van de VRA. Daarnaast kan de VRA persoonsgegevens van u ontvangen hebben via overeenkomsten, correspondentie en gegevens die de VRA verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de Vereniging of via haar andere (digitale) kanalen of organisatie van activiteiten (bijvoorbeeld een congres).

Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of Telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn. In het kader van de aanmelding van onze leden verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:
Categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel achternaam;
• privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land)
• Overige persoonskenmerken (geslacht; geboortedatum)
• Specialisme gegevens ((medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam
• organisatie/instelling waar het lid werkzaam is; werkzaam in vrij beroep, dienstverband
• ziekenhuis, umc, ggz-instelling, overig), functie en BIG nummer
• Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé en werk; email privé en werk;)
• Administratiegegevens ((uniek)lidmaatschapsnummer; bankgegevens)

Doeleinden van de gegevensverwerking

De VRA verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het voeren van een ledenadministratie door de VRA en een administratie van aangeslotenen door de Federatie alsmede ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van de VRA en de Federatie;
• Om achterbanpeilingen te faciliteren en te coördineren in het kader van collectieve belangenbehartiging door de VRA en de Federatie;
• Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de leden en de (plaatsvervangend) vertegenwoordigers in bestuur/commissies/ werkgroepen/raden/algemene vergadering van de VRA en de Federatie;
• Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit de VRA en externe partijen toe te sturen, welke van belang kunnen zijn voor de leden, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven en informatie over deskundigheidsbevordering;
• Voor historische, statistische en archiefdoeleinden;
• Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de website van de VRA of andere (digitale) kanalen;
• Voor activiteiten zoals kwaliteitsvisitaties en opleidingsvisitaties.

Grondslagen van de gegevensverwerking

De VRA waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

• De verwerking van uw persoonsgegevens door de VRA is noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de VRA. Als lid heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de VRA uw persoonsgegevens
  verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van ‘een overeenkomst’ die u als lid bent aangegaan met de VRA.
• De VRA verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de VRA, de Federatie* en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden
  begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de VRA.
• Indien de VRA uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijk toestemming.

De VRA maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens of tot stand komt met toepassing van profiling.

3. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Federatie Medisch Specialisten
De VRA is lid van de Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”), gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL). Als gewoon lid van de VRA (revalidatiearts) bent u middels dit lidmaatschap automatisch aangeslotene van de Federatie. Wij verstrekken van onze gewone leden
bepaalde door ons verzamelde persoonsgegevens aan de Federatie. De Federatie verstrekt op haar beurt uw persoonsgegevens aan de KNMG en de LAD -voor zover u daarvan lid bent geworden- die noodzakelijk zijn voor communicatie met u en het realiseren van de statutaire doelstellingen van de KNMG en de LAD. De Federatie kan uw gegevens ook nog aan andere partijen verstrekken. Voor de wijze waarop de Federatie omgaat met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar het privacy statement van de Federatie (zie www.demedischspecialist.nl).
Bovengenoemde is niet van toepassing op de overige lidsoorten van de VRA (aspirant leden, rustende leden, buitengewone leden of ereleden).

De VRA verstrekt uw persoonsgegevens voor het laten toezenden van publicaties en informatie over nascholing en m.b.t. vacatures.

Indien u namens de VRA zitting neemt in een werkgroep of commissie om mee te werken aan kwaliteitsprojecten en -beleid van de VRA of van de Federatie, kan de VRA uw persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk is met het oog op uw deelname, verstrekken aan het Kennisinstituut van Medisch
Specialisten B.V. (“het Kennisinstituut”), alsmede aan de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (“SKMS”). Deze organisaties kunnen zelf ook uw toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op uw deelname.

Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van de Vereniging uw persoonsgegevens verwerken. U kunt hierbij denken aan het toesturen van het vaktijdschrift, NTR, congresregistratie etc. Deze derden zijn verwerkers van de VRA en verwerken de persoonsgegevens slechts ten behoeve van de VRA en voor geen enkel ander doel. Indien de VRA verwerkers inschakelt zal zij een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving
uw persoonsgegevens verwerkt en de VRA daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

4. Bewaartermijnen

Uw gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende uw lidmaatschap van de VRA. Uw persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw lidmaatschap niet langer opgeslagen dan
noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of zolang de VRA bij wet verplicht is om dit te doen. Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens door de VRA nog slechts bewaard voor historische, statisische en archiefdoeleinden.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

De VRA treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Beveiliging
Onze sites zijn voorzien van een beveiligde verbinding; alle gevoelige informatie wordt onherkenbaar gecodeerd alvorens te verzenden.

We maken gebruik van een ISO27001 gecertificeerd bedrijf voor hosting en opslag van gegevens.
Gegevens zijn zo volgens deze norm voor dataveiligheid beschermd tegen verlies en lekken.

Binnen de Vereniging kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

6. Reglement verwerking persoonsgegevens en wijziging van ons privacybeleid

De wetenschappelijke verenigingen, de Federatie alsmede aan de Federatie gelieerde entiteiten hebben in een Reglement Verwerking Persoonsgegevens de jegens elkaar geldende rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden vastgelegd met betrekking tot de verwerking van
persoonsgegevens van de leden en de aangeslotenen.

In het Reglement Verwerking Persoonsgegevens is voorts vastgelegd op welke wijze, voor welke doeleinden en op welke grondslagen voornoemde partijen persoonsgegevens van de leden van de wetenschappelijke verenigingen en de aangeslotenen verwerken. Verder bevat het Reglement
Verwerking Persoonsgegevens onderlinge afspraken over het uitvoeren van rechten van betrokkenen en maatregelen die partijen nemen ter waarborging van de privacy van de leden van de wetenschappelijke verenigingen en de aangeslotenen.

Op uw verzoek kan de Federatie u een afschrift verstrekken van het Reglement Verwerking Persoonsgegevens.

De VRA kan de privacy verklaring aanpassen. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.

7. Uw rechten

U heeft het recht om de VRA te verzoeken om:

• inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer),
• uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
• uw persoonsgegevens te beperken en /of
• uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde

Indien en voor zover de VRA uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. De verwerking van uw persoonsgegevens is evenwel noodzakelijk om lid te kunnen zijn van de VRA en aangeslotene te zijn van de Federatie.

Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de Vereniging bezwaar te maken.

Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval
informeren.

U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies, Google Analytics, Sociaal media buttons en links naar andere websites

Cookies
De VRA maakt gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van haar websites en app. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de websites worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van onze websites of app kunnen cookies worden geplaatst en kan door de Verenging toegang tot die cookies worden verkregen. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop
staan niet beschadigen.

Wij gebruiken zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies bijvoorbeeld youtube of vimeo, om het mogelijk te maken (embedded) video’s op onze website te tonen). Eigen cookies zijn door of voor ons gemaakt, worden door ons op uw computer, tablet of
telefoon geplaatst en alleen wij hebben toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door hun gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet
verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van deren kunnen tijdelijk of permanent op u computer, tablet of telefoon worden geplaatst.

Google Analytics
De VRA maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van haar websites en app. Google Analytics plaatst een permanente cookie op uw computer, tablet of telefoon. De door het cookie verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan de Vereniging ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan de Vereniging aanpassingen maken op haar websites, app en service.

Voor deze website, revalidatie.nl, is een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. De gegevens worden versleuteld en anoniem verwerkt. In onze instellingen is de optie ‘gegevens delen’ met Google uitgezet. De Google Analytics-cookies worden niet gebruikt in combinatie met andere diensten van Google.

Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsten van cookies aanpassen. U kunt uw instellingen zo aanpassen dat u tijdens het volgende bezoek aan de websites of app geen cookies ontvangt of dat u
een melding krijgt wanneer er een nieuw cookie naar uw computer, tablet of telefoon wordt gestuurd.

Ook kunt u via uw browser cookies verwijderen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de websites of app van de Vereniging gebruik
kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.

Links naar andere websites
Op de websites kunnen links staan naar andere websites waar de Vereniging geen toezicht op houdt. De Vereniging is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.

9. Contact

Indien u vragen heeft over deze privacy verklaring kunt u contact met ons opnemen via: vra@revalidatiegeneeskunde.nl.